Offentlighetsprincipens väktare
Offentlighetsprincipen – att alla ska ha rätt att ta del av allmänna handlingar – får nog anses vara alla mediers obesjungna hjälte när det kommer till att bevaka myndigheter och registratorsfunktionen är dess förlängda arm. Ergoredaktionen kontaktar registraturen vid Uppsala universitet varje vecka, ibland dagligen, för att få reda på mer om vad som har hänt i ett specifikt ärende eller om vi bara vill få ut information som vi tror kan vara av intresse för våra läsare.
Vem tjänar egentligen mest vid Uppsala universitet? – Mejla registrator.
Hur får vi reda på mer om det här fuskärendet? – Mejla registrator.
När och varför har det här beslutet fattats? – Mejla registrator.
“Mejla registrator” har blivit Ergoredaktionens inofficiella mantra. Ändå vet vi knappt vilka som sitter bakom den där mejladressen – registrator@uu.se.
Det visar sig vara fyra personer – Måns Bergkvist, Susanne Jacobsson, Magdalena Flemström och Erik Lambe. Vi möter upp de två förstnämnda i Segerstedthuset, där de har sitt kontor på bottenvåningen med utsikt över Blåsenhus. Registrator ingår i universitets juridiska avdelning och de som jobbar där är dokumenthandläggare.
Så vad gör då dokumenthandläggarna i ett nötskal?
– Att sammanföra information är kärnan, säger Måns Bergkvist.
En stor del av arbetsuppgifterna skulle kunna liknas vid en sluss eller växel – dokument som kommer in till universitetet, både fysiska och elektroniska, ses över, skickas vidare till den de berör och diarieförs (= förs in i universitetets register) om det bedöms att de behöver diarieföras. På samma sätt ska dokument som efterfrågas av allmänheten samlas in och lämnas ut om de är att betrakta som allmänna.
– Utgångspunkten är vår funktionsadress registrator@uu.se, vilket är den generella ingången till myndigheten, säger Susanne Jacobsson.
Sedan ett par år tillbaka har dokumenthandläggarna dock ytterligare ett uppdrag.
– Idag bidrar vi också till att effektivisera hanteringen av beslutsprocesser i handläggningen av ärenden generellt, så vi har en mer proaktiv och utåtriktad roll nu, säger Måns Bergkvist.
I effektiviseringen ingår att bygga elektroniska blanketter som ska göra det enklare att komma runt föråldrade arbetssätt.
– Om en student till exempel vill tillgodoräkna sig poäng de tagit vid ett utländskt lärosäte har de varit tvungna att hämta ut en fysisk blankett på sin institution som sedan ska signeras och skickas ut på remiss innan ett beslut fattas och skickas via post. Vi bygger elektroniska blanketter för den här typen av ärenden, så att de ska behandlas enklare och mer effektivt, förklarar Måns Bergkvist.
Mycket av diarieföringen vid universitetet sker numera automatiskt i takt med att ärende- och dokumenthanteringen digitaliseras.
De fysiska kompaktarkiven på dokumenthandläggarnas kontor gapar tomma – en talande bild för en alltmer digitaliserad registratorsfunktion. (Foto: Lina Svensk)
Vad är en allmän handling?
Utgångspunkten är att alla handlingar som inkommer till universitetet är offentliga och därmed tillgängliga för allmänheten, men i praktiken finns förstås undantag.
– Vi diarieför i regel inte sådant som är av ringa betydelse. Det kan till exempel vara att en student mejlar och frågar när terminen startar eller att man vid universiteten får en inbjudan till något som inte hör verksamheten till. Men hellre att man registrerar något som kan vara onödigt än att man missar något som kan vara av vikt, säger Susanne Jacobsson.
Vissa dokument kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess, men det hör till ovanligheterna vid UU.
– Uppgifter som omfattas av sekretess kan exempelvis röra någons hälsotillstånd eller en person med skyddade personuppgifter, säger Måns Bergkvist.
De flesta är medvetna om att offentlighetsprincipen finns och att den gör att de har rätt att ta del av allmänna handlingar, men det alla inte vet är att även en begäran om allmän handling i sig kan bli en allmän handling.
– Vissa vet inte om att vi diarieför deras begäran, medan andra vet om det men åberopar anonymitet i samband med begäran. Problemet är att även om vi inte skriver ut vem som gjort begäran så är möjligheten till anonymitet i vissa fall begränsad och det är bra om folk är medvetna om det. Vill någon till exempel ta del av e-postkorrespondensen mellan två personer kan det för de inblandade bli tydligt vem som skickat begäran om det är handlingar gällande något väldigt snävt som efterfrågas, säger Måns Bergkvist.
Oftast är förfrågningarna de får in dock inte speciellt kontroversiella. Till de vanligare hör begäran från studenter om att få ut gamla tentor.
Vad händer när en allmän handling begärs ut?
När en begäran om en allmän handling inkommer ska den prioriteras, vilket innebär att dokumenthandläggarna är skyldiga att hantera begäran skyndsamt. Det är dock ett vanligt missförstånd att dokumenthandläggarna sitter på alla handlingar som finns vid universitetet, i många fall slussas begäran vidare till någon specifik person, institution eller liknande som är bättre lämpade att hantera frågan. När Ergo till exempel begärde ut lönestatistik blev förfrågan överlämnad till löneenheten.
Susanne Jacobsson och Måns Bergkvist uppskattar att de i snitt får in tre eller fyra begäran om allmän handling i veckan från offentlighet och media. Vad “skyndsamt” – som offentlighetsprincipen föreskriver – innebär beror på begärans karaktär.
– Vi kommunicerar förstås med den som gjort begäran och förklarar att ärendet behandlas men att det kan ta tid. En gång fick vi in en begäran som omfattade utlämningen av 17 000 e-postmeddelanden. Då fick vi be IT-avdelningen att ta fram de här e-postmeddelanden och sedan var vi tvungna att gå igenom varje mejl separat och bedöma om de var att anse som allmän handling eller inte, berättar Susanne Jacobsson.
Så pass omfattande begäranden hör förstås inte till vardagen, kanske till viss del tack vare den så kallade avgiftsförordningen. Vill man titta på en viss handling på plats hos universitetsförvaltningen kan man göra det gratis, men vill man få ut en fysisk kopia kan det kosta pengar.
– Man kan få ut nio sidor gratis, tionde sidan kostar 50 kronor och vill man få ut fler sidor därutöver kostar de två kronor styck, säger Susanne Jacobsson.
Att längre dokument ges ut i fysisk form har att göra med att man vill begränsa möjligheterna till vidare bearbetning och spridning digitalt.
Vem får ta del av allmänna handlingar?
"Allmänna" borde väl rimligen betyda att de är tillgängliga för alla? Jodå, men med viss basklapp.
– Enbart i egenskap av privatperson bör anställda vid myndigheten åberopa offentlighetsprincipen. Arbetstid och universitetets resurser, exempelvis e-postfunktioner, ska inte användas för att begära ut allmänna handlingar för privata syften. Syftet med offentlighetsprincipen är att garantera allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet. För anställda som vill ta del av myndighetens handlingar på betald arbetstid gäller andra regelverk, säger Måns Bergkvist.*
Vissa förfrågningar från anställda kan till och med vara brottsliga, då de bryter mot det så kallade efterforskningsförbudet – att en myndighetsanställd inte får efterforska vem som kan ha lämnat uppgifter till media.
Vissa förfrågningar kan heller inte tillgodoses, för att det helt enkelt inte finns några handlingar att lämna ut, eller något svar att ge.
– Det kommer in en del intressanta och roliga förfrågningar och skrivelser med oklart innehåll. Det kan handla om personer som har teorier om tidsresor eller frågor om universum. Går det att uttyda en förfrågan så gör vi vårt bästa för att lämna över det till en institution eller person som har möjlighet att ge ett svar, säger Måns Bergkvist.
En sista fråga – jag har hört att vissa registraturer kan “gömma” kontroversiella handlingar som de inte vill att media och allmänheten ska ta del av bakom en tråkig ärendebeskrivning, till exempel “remiss”. Händer det att ni väljer en alternativ ärendebeskrivning för att ni vill att ett ärende ska få mer eller mindre uppmärksamhet?
– Nej, det gör jag aldrig. Dels har jag inget intresse i att dölja något för allmänheten och dels skulle vårt arbete försvåras om jag gjorde så, säger Måns Bergkvist.
En klassisk skrivmaskin med ett klassiskt citat pryder registraturens fönster mot Blåsenhus. "Dull" är dock inte registratorsfunktionens arbete om man får tro dokumenthandläggarna, som beskriver det som "roligt och stimulerande" att få bidra till verksamhetsförbättrande åtgärder. (Foto: Lina Svensk)
*Fotnot: Detta stycket har i efterhand korrigerats för att förtydliga att det är tillåtet för myndighetspersoner att åberopa offentlighetsprincipen.
Fler med registratorsroll
Det är inte bara registrator som jobbar med att registrera handlingar vid UU. Ute på institutionerna finns också ofta någon med en administrativ roll som har mandat att diarieföra handlingar vid den specifika institutionen.
Vill du komma i kontakt med registrator? Mejla registrator@uu.se
Så funkar det-arkivet:
Om krisen kommer till universitetet
Universitetets branta titeltrappa
Uppdragsutbildning – fortbildning till salu
