Viktig kunskap samlas i databas
Enligt Cecilia Arefalk, chef för internationella kansliet, har internationell mobilitet funnits lika länge som universitetet självt.
– Linné och Celsius – ja, de flesta av dåtidens studenter och forskare studerade utomlands under en tid.
Då handlade det mest om individuella initiativ, där framstående studenter under en period var knutna till något av de stora universiteten i Europa. Sedan 1970-talet, och framför allt de senaste 20 åren, har studentutbytena utvecklats och formaliserats. Förra läsåret tog Uppsala universitet emot 1 341 utbytesstudenter och omkring 700 Uppsalastudenter åkte iväg på utbyte.
Utbyten som är öppna för alla universitetets studenter, oavsett studieinriktning, handläggs av internationella kansliet. Majoriteten av dem sker med universitet utanför Europa. Utbyten mellan europeiska universitet sker främst inom EU:s Erasmusprogram – avtal upprättade direkt mellan institutioner vid olika universitet. Även om de formellt måste skrivas under av en handläggare på internationella kansliet har inte samtliga registrerats centralt, och därför har ingen haft en fullständig bild av hur många de är.
– Vi på internationella kansliet har haft den säkraste informationen, säger Matt Greig, handläggare på kansliet, och fortsätter:
– Många som har arbetat här länge vet ganska bra hur det ser ut, men informationen har aldrig varit totalt heltäckande.
Matt Greig ansvarar för införandet av en ny databas som i framtiden ska samla alla universitetets studentutbyten. Enligt svensk lag är det förbjudet att registrera studenter efter nationalitet, och som det är idag är det i princip omöjligt att veta hur många studenter vid universitetet som kommer från ett specifikt land. Genom att upprätta en central databas med information om alla utbyten och internationella studenter – inklusive information om vilket universitet de kommer från – kan man se hur utvecklingen ser ut över tid och rum.
– Vi kan se trender, våra styrkor och var vi behöver satsa mer, säger Matt Greig.
Databasen har även andra fördelar, till exempel så automatiseras delar av ansökningsprocessen. Så småningom ska både ansökan och registrering kunna ske online.
– Antalet utbyten har ökat successivt. I förlängningen blir det omöjligt för handläggarna att hålla reda på alla studenter, påpekar Matt Greig, som själv handlägger alla utbyten till Australien och Nya Zeeland.
När systemet väl är infört hoppas han också att det ska bli enklare för kansliet att hjälpa institutionerna i deras internationella arbete. Men det tar tid att införa – många invanda rutiner måste förändras och därför tar man det lite i taget. Införandet av studieavgifter för utländska studenter har dock skyndat på arbetet.
– Antagningsenheten måste kunna veta om en student ingår i ett utbyte eller har kommit på egen hand, säger Matt Greig och berättar att han ofta får telefonsamtal från handläggare på enheten som undrar om ett specifikt utbyte existerar eller inte.
Bland de internationella studenterna skiljer man på så kallade freemovers – studenter som på egen hand söker sig till ett utländskt universitet – och de studenter som kommer inom ramen för ett utbyte mellan Uppsala och ett universitet utomlands. Reglerna om avgifter gäller inte för utbytesstudenter. Eftersom det är lätt för institutionerna att registrera en student fel i Uppdok händer det att studenter registreras som utbytesstudenter trots att de egentligen inte ingår i något utbytesprogram. Tidigare var det bara en formsak, men i och med avgifterna har det blivit betydligt viktigare, då det kan göra stor ekonomisk skillnad både för universitetet och för studenten.
I första steget kommer databasen endast att innehålla de utbyten som sker inom Erasmus, vilket kan vara både student- och personalutbyten, samt de som handläggs av internationella kansliet. Alla institutioner som har utomeuropeiska utbytesavtal uppmanas också att anmäla dessa för registrering i databasen.
Parallellt pågår arbetet med att upprätta ett register över alla utbyten som sker på forskningsnivå.
– Det är ju väldigt önskvärt med en databas där alla internationella kontakter finns samlade. Tänk om man kunde knappa in ett visst universitet och få reda på alla samarbeten som Uppsala universitet har eller har haft med det universitetet, säger Cecilia Arefalk och menar att det skulle underlätta både vid besök och nya kontakter.
