Lång väg till kafé på Carolina

I våras slog Carolina Rediviva åter upp portarna efter en tids renovering. Snart ett halvår senare står kaféutrymmet fortfarande tomt. När Ergo kontaktar Uppsala universitetsbiblioteks kommunikatör Sofia Ljungman svarar hon att man från biblioteksledningens sida inte kan uttala sig om ärendet.

”Jag hoppas att något går att säga längre fram i höst, och jag återkommer till dig så fort jag har mer att säga. Tills vidare hoppas vi att studenter och andra besökare kan nöja sig med kaffe- och varuautomat på övre planet vid pentryt”, skriver Sofia Ljungman i ett mejl.

Ergo begär ut samtliga handlingar i diariet som rör upphandlingen av restauratör på Carolina Rediviva. Det framgår att en aktör, Gävlebaserade Café Badet, har gett anbud. 15 februari i år fattades beslutet, undertecknat upphandlaren Camilla Faber och biträdande universitetsdirektör Per Abrahamsson, att avbryta upphandlingen på grund av bristande konkurrens.

Ahmet Aslan står som ägare till Café Badet, som i dagsläget har två kaféer i Gävle, på ett badhus och i en innebandyhall. Han uppger att han inte fått mer information än vad som står i beslutet som Ergo har tagit del av.

– Jag ringde ett par månader senare och undrade om det kunde bli aktuellt med en ny upphandlingsprocess, men de sade bara att de skulle återkomma, säger Ahmet Aslan.

Hans dotter Sara Aslan studerar i Uppsala och har fungerat som kontaktperson i samband med upphandlingen. Hon beskriver kommunikationen med upphandlingsavdelningen som bristfällig.

– Vi blev inte ens kallade till intervju. När vi försökte få hjälp med ansökan var de väldigt svåra att få tag på, säger Sara Aslan.

Båda kaféerna som företaget driver i Gävle är offentligt upphandlade. Det ena har de fått driva trots att det inte fanns några andra aktörer i upphandlingen. Sara Aslans spekulation kring varför Café Badet fick nej av Uppsala universitet är att man vill ha en annan typ av koncept.

– Om man läser kontraktet mellan raderna så har de nog tänkt sig ett en franchisekedja. De vill till exempel ha ett rabattkupongsystem.

Eftersom Carolina Rediviva bara har ett så kallat mottagningskök där det inte är tillåtet att tillaga mat, behöver den aktör som driver kafé där få leveranser utifrån. För att tillgodose kravet har Café Badet gjort en överenskommelse med Högskolerestauranger, som har verksamhet på flera campus i Uppsala, som underleverantör.

– På så vis skulle vi kunna erbjuda lunch med bland annat veganska alternativ, säger Sara Aslan.

Hon upplever att Uppsala universitet ställer väldigt höga krav i upphandlingen. Priserna ska vara anpassade till en studentbudget samtidigt som man förutsätts leverera en miljömedveten meny. Upphandlingen kräver också en omsättning på tre miljoner kronor per år.

– Vi uppfyller kraven. Deras system för att ansöka är väldigt avancerat. Jag satt med det i många dagar. Jag är förstås ingen expert på upphandling, jag pluggar kemi och gör det här för att hjälpa pappa, säger Sara Aslan.

För en månad sedan tog hon åter kontakt och undrade om det fanns möjlighet att få ett korttidskontrakt i väntan på en annan aktör.

– Jag fick ett kort nej utan vidare förklaring.

Varken Ahmet Aslan eller Sara Aslan är särskilt förvånad över att Café Badet hittills varit den enda anbudsgivaren.

– Det var ovanligt krångligt att fylla i formulären. Det tog en vecka, men vi lyckades ju, säger Ahmet Aslan.

Sara Aslan tror att större kedjor inte vill ta sig an kaféet på Carolina Rediviva eftersom kontraktet innehåller krav som att gäster måste tillåtas sitta i lokalen utan att köpa något och att där ska finnas mikrovågsugnar där folk kan värma medhavd mat.

– Samtidigt är det inte heller anpassat för ett litet familjeföretag som vårt, utan något specifikt koncept och där det inte finns så mycket vinstintressen utöver att vi ska gå runt och kunna ta ut våra egna löner, menar hon.

Ändå är de fortfarande beredda att driva kaféet om de skulle vinna en ny upphandling.

– Det är ju en jättefin, nyrenoverad lokal. Tråkigt att det är stängt, säger Sara Aslan.

När Ergo kontaktar upphandlaren Camilla Faber och frågar varför Café Badet inte upphandlades hänvisar hon, i enlighet med beslutet från februari, till bristande konkurrens.

Men är det i sig ett skäl till att avbryta upphandlingen? Man kan väl upphandla en aktör även utan konkurrens?

– Det finns inget lagkrav att anta ett anbud, säger Camilla Faber.

Det förstår jag, men lagen förbjuder heller inte att man antar anbud när det saknas konkurrens. Varför antog ni inte Café Badets anbud?

– Det är ett beslut vi har fattat i samråd med verksamheten, det vill säga en referensgrupp från Carolina Rediviva, säger Camilla Faber och uppmanar mig att kontakta Universitetsbiblioteket.

Sofia Ljungman kontaktar mig när hon fått vetskap om att jag har begärt ut handlingar i upphandlingsärendet och erbjuder sig att svara på frågor. Jag undrar varför den aktuella anbudsgivaren inte antogs och vilka förväntningar Carolina Rediviva har på en kaféverksamhet som Café Badet inte uppfyller. Efter helgen får jag svar via mejl.

”Upphandlingen avbröts på grund av bristande konkurrens, se bifogad fil (beslutet från februari om att avbryta upphandlingen, reds. anm.). Nu pågår ett internt utredningsarbete för att se vad som behövs i upphandlingen och upphandlingsunderlaget för att vi ska kunna gå i mål med en ny upphandling och vi vill göra det noggrant så att vi inte hamnar i samma situation igen som sist – därför har det tagit tid.”