Foto: ArkivMånga som ansvarar för att diarieföra handlingar på Uppsala universitets institutioner är osäkra på exakt hur detta ska göras, visar en granskning genomförd av internrevisionen.

Brister i handlande med handlingar

Post som riskerar att bli liggande och personal som är osäkra på sina arbetsuppgifter. En granskning genomförd av internrevisionen visar att hanteringen av allmänna handlingar vid Uppsala universitetets institutioner kan förbättras på flera punkter.

Allmän handling?

Uppsala universitet är en myndighet och omfattas av offentlighetsprincipen, vilket innebär att allmänheten har rätt att få insyn i verksamheten. För att detta ska fungera ställs höga krav på att handlingar (till exempel mail, beslut och inkommen post) registreras i diarier. Vid Uppsala universitet finns runt 150 olika diarieserier. På varje institution ska det finnas en person som är ansvarig för att diarieföra handlingar. I rapporten som nämns i artikeln har man granskat hur detta sköts.

Är man intresserad av att läsa en allmän handling kan man maila registrator@uu.se eller gå till allmänhetens central i Segerstedthuset.

Malmö universitet mottog ett hot på mail under nyårshelgen, men på grund av att ingen hade ansvar för att kolla inkorgen under ledigheten, dröjde det flera dagar innan det blev känt. Skulle detta kunna hända även vid Uppsala universitet?

– Det vågar jag inte svara på, men ett par av våra rekommendationer är att universitetet bör se över sina rutiner kring personadresserad post vid registrators frånvaro. Om inte sådana finns och fungerar ökar risken att post blir liggande, säger Roberto Bernacca, internrevisor vid Uppsala universitet.

Att rutinerna vid Uppsala
universitets institutioner inte är tillräckliga framkommer i internrevisionsrapporten ”Hantering och diarieföring av allmänna handlingar”. En tredjedel av de granskade institutionerna uppger att de inte har några rutiner för hantering av post vid registrators frånvaro. Man såg också att arbetsuppgifterna för personerna med registratorsfunktion såg olika ut beroende på institution.

– Man ska ha en registratorsansvarig vid varje institution, vilket de flesta har. Men vi såg att dessa personer har olika förutsättningar – vissa har fått utbildning och tar det väldigt seriöst, medan andra gör det mer som en ”bisyssla”, säger Roberto Bernacca.

Av enkätundersökningen stod det också klart att många var osäkra på vad som ingår i deras roll som registrator. Flera av de tillfrågade önskade mer utbildning.

– Vår rekommendation är att man bör låta alla med registratorsfunktion få en strukturerad utbildning och att man också förtydligar vilka uppgifter som ingår i funktionen.

Tror du att enkätstudien ger en representativ bild av hur det ser ut? Jag tänker att man kanske inte vill svara på så vis att det framgår att man inte vet hur man gör sitt jobb och att situationen i själva verket är sämre?

– Nej, jag tror att man kan lita på resultaten, speciellt eftersom personerna svarat ärligt och till exempel angett att de inte riktigt vet hur de ska göra i alla lägen. Hade alla däremot svarat att det känner till allt hade man kanske haft anledning att ta sig en funderare.

Syftet med granskningen är att se till att universitetet följer kravet om handlingars offentlighet. En handling ska lämnas ut skyndsamt…

Ergo begärde ut en handling från universitetsförvaltningens diarium och fick trots upprepade påtryckningar vänta en månad innan vi fick handlingen. När ska ni granska hur den delen av universitetet sköter sina åtaganden?

– Internrevisionens revisionsplan beslutas av konsistoriet i februari och kommer dessförinnan att diskuteras i vårt revisionsutskott. Ett av flera granskningsförslag som finns med är en granskning av diarieföringsrutinerna vid universitetsförvaltningen. Om denna slutligen kommer med i årets revisionsplan kan jag svara på efter konsistoriets sammanträde i februari, säger Roberto Bernacca.